• Kan styrelsen i en organisation uteslutas från termen högsta ledningen?
• Ledningens representanter
• Förebyggande underhåll
• Högsta ledningen

Fråga:
Kan styrelsen i en organisation uteslutas från termen högsta ledningen
Kan styrelsen i en organisation uteslutas från termen högsta ledningen?
Följdfrågan blir vad som gäller i en offentlig organisation, huruvida motsvarigheten till styrelsen (nämnden) kan uteslutas?

Svar:
Ja, styrelsen kan uteslutas ur ”den högsta ledningen”. Detta gäller då styrelsen inte fattar några av de beslut standarden tydligt anger ska fattas av högsta ledningen. Dessa anges i fyra av standardens delkapitel, 5.1 Ledarskap och åtaganden, 5.2 Miljöpolicy, 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen samt i 9.3 Ledningens genomgång. Om alla dessa beslut fattas av organisationens verkställande ledning kan styrelsen uteslutas från begreppet ”högsta ledningen”. Fattas däremot beslut i några av dessa frågor av styrelsen så blir de per definition del av den ”högsta ledningen”. I praktiken är det vanligaste att styrelsen i ett företag eller i en myndighet INTE ingår i högsta ledningen för ledningssystemet. VD kan välja att ta upp t.ex. policy- och strategifrågor med styrelsen, men i sådana frågor är styrelsen närmast att betrakta som en intressent.

Frågan innehöll även följdfråga för vad som gäller i en offentlig organisation, huruvida motsvarigheten till styrelsen (nämnden) kan uteslutas. Samma sak gäller för en nämnd som för en styrelse. De kan uteslutas från ”den högsta ledningen” om nämnden inte fattar några beslut som det tydligt anges att den högsta ledningen ska fatta.

Fråga:
Ledningens representanter
Varför har man i ISO 14001:2015 valt att ta bort kravet på en eller flera ledningens representanter?

Svar:
I ISO 14001:2015 har ledningen givits en tydligare roll som ytterst ansvarig för att miljöledningsarbetet ges tillräckligt med resurser samt att resultatet av arbetet följs upp. Ledningen har, inom ramarna för miljöledningssystemet, full frihet att delegera ansvar och befogenheter på ett sätt som passar organisationen.

Fråga:
Förebyggande underhåll
Vid några tillfällen har revisorer tagit upp förebyggande underhåll (FU) vid revision av miljöledningssystem. Först var jag lite undrande eftersom jag inte själv sett sambandet med t.ex. miljöaspekter, men insåg snart att oönskad miljöpåverkan mycket väl kan bli resultatet av bristande underhåll. Det är därför bra att revisorer lyfter denna frågeställning. Vad jag minns så resulterade diskussionerna dock aldrig i avvikelser mot ISO 14001 (däremot mot ISO 9001 och ISO 22000 vid några tillfällen). Det är därför fortfarande oklart för mig mot vilket eller vilka krav i ISO 14001 som man kan skriva avvikelser.

Svar:
Förebyggande underhåll är även ett krav enligt förordning (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll 5§: “Verksamhetsutövaren skall ha rutiner för att fortlöpande kontrollera att utrustning m.m. för drift och kontroll hålls i gott skick, för att förebygga olägenheter för människors hälsa och miljön. Det som föreskrivs i första stycket skall dokumenteras.” Avvikelsen läggs då mot 6.1.3 Bindande krav.

Har företaget inte identifierat risken för miljöpåverkan vid bristande underhåll i sin miljöaspektlista, så kan revisorn rimligen, beroende på verksamhetens art, skriva en avvikelse mot det. I så fall bör revisorn dock inte skriva ytterligare avvikelse i det skedet (eftersom det inte går att hävda att det är en betydande miljöaspekt innan bedömning av den gjorts). Avvikelse kan i det fall skrivas mot 6.1.2 Miljöaspekter. Om en tänkbar konsekvens av bristande underhåll skulle kunna vara ökad risk för olyckshändelse med miljöpåverkan kan avvikelse också skrivas mot 6.1.1 om Risker och Möjligheter

Har företaget däremot identifierat förebyggande underhåll (eller brist på förebyggande underhåll) som miljöaspekt och bedömt att den inte är betydande men skulle kunna innebära en ökad miljöpåverkan kan revisorn naturligtvis ifrågasätta bedömningen och eventuellt skriva en avvikelse mot 8.1 med stöd av 5.2 Miljöpolicy.

Har företaget identifierat miljöaspekten och bedömt att den är betydande, så är det naturligtvis på sin plats att skriva en avvikelse om underhållet är bristfälligt. I detta fall kan avvikelse skrivas mot 5.2 Miljöpolicy och 8.1 Verksamhetsstyrning. Det är dock vanligt att underhåll sker på ett tillfredsställande sätt, men att dokumentationen är bristfällig. Det är då tänkbart att skriva avvikelse mot 7.5 Dokumenterad information men om företaget själv bedömer att ytterligare dokumentation inte behövs är det tveksamt att skriva en avvikelse.

Fråga:
Högsta ledningen
Finns det några exempel på situationer där ”högsta ledning” är någon person utanför miljöledningssystemets omfattning.

Svar:
Nej. Högsta ledning definieras i relation till miljöledningssystemets omfattning. Om miljöledningssystemet inkluderar hela organisationen, är högsta ledningen de personer som leder och styr hela organisationen. Om miljöledningssystemet bara inkluderar en del av en organisation, är högsta ledningen den person eller de personer som leder och styr den delen av organisationen.