Västerviks kommun är först ut med att implementera ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001:2015 i hela organisationen. Esbjörn Grandalen är processledare och ser många positiva effekter med standarden.

Redan 1 januari 2017 inledde Västervik kommun arbetet med att införa senaste versionen, den femte, av ISO 9001 som lanserades hösten 2015. Både den politiska ledningen och tjänstemännen såg ett behov att arbeta mer systematiskt och strukturerat.

– Kommundirektören betonade hur viktigt det är med kvalitetsledning. Vilket system man skulle välja var dock inte klart från början, men valet föll på nya ISO 9001 framför allt därför att det är ett välbeprövat system som finns över hela världen och det är flexibelt på det sätt att systemet anpassas efter den verklighet man befinner sig i, säger Esbjörn Grandalen processledare Västerviks kommun.

Handlar om synergieffekter

Målet är att bli certifierade i slutet av 2019 och redan nu har Esbjörn Grandalen sett många positiva effekter. Framför allt handlar det om synergieffekter. Västervik kommun driver många olika verksamheter, från kommunal kärnverksamhet till kommunala bolaget Lysingsbadet, Västervik Resort AB.

Tidigare har verksamhetsutvecklingen drivits mer isolerat, med olika resultat.

– Alla optimerar sin verksamhet, men sällan ställs frågan hur ”komponenterna” hänger ihop, fungerar tillsammans, och påverkar varandra positivt och negativt. Jag träffar många andra kommuner och ser samma problematik med helhetssynen. Det kan skapa systemfel, vi jobbar på rätt sätt fast ibland, omedvetet, med fel saker. Nu driver vi kommunarbetet gemensamt, från ett koncernperspektiv, säger Esbjörn Grandalen.

– Det som är så bra med ISO 9001 är att vi kan bygga ett kvalitetsledningssystem för de olika enheterna i kommunen och som samtidigt tar hänsyn till verksamheternas unika förutsättningar och strategisk inriktning, det kan se olika ut i kommunen men alla bygger på samma principer.

Läs också: Västervik har ISO 9001-certifierat hela kommunen

Vinster både internt och externt

En stor vinst är att arbetet med kvalitetsledningssystemet skapar tydlighet både internt och externt.

– Vi kan utveckla koncerngemensamma funktioner som exempelvis avvikelserapportering, synpunktshantering, kundundersökningar med mera som skapar mindre arbetsbelastning för verksamheterna, bättre kvalitet på de resultat och analyser som tas fram och bättre möjligheter att se utvecklingsområden som berör fler verksamheter än den enskilda. Det ger också bättre kontroll på dialogen med kunder och medborgare, säger Esbjörn Grandalen.

Systemet bidrar också till att skapa en bättre överblickbarhet på arbetsbelastning för den enskilda individen. Det skapar en bättre arbetsmiljö och trivsel i organisationen.

Ordning och reda

ISO 9001 har ett mycket tydligt kundperspektiv och det hjälper de olika verksamheterna att se nyttan ur ett kundperspektiv menar Esbjörn Grandalen.

– Medborgaren ser kommunen som en organisation och bryr sig inte om organisatoriska och ekonomiska ansvarsgränser, säger han och exemplifierar med att det inte är okej som kommun att ha många olika sätt att lämna synpunkter eller olika typer av ”Mina sidor”.

Vinsten för politikerna och högsta tjänsteledningen med ISO 9001 är ordning och reda och att de får en enhetlig bild av var verksamheten befinner sig, att de får en helhetsbild. Delaktigheten och ansvaret för att vara en del i att utveckla sin verksamhet har skapat ett stort engagemang i hela kommunen. Verksamheterna har kommit olika långt i sitt sätt att arbeta systematiskt med ständiga förbättringar.

– För de verksamheter som har en längre resa är engagemanget ofta mycket stort för att arbeta annorlunda. Det är ett tufft uppdrag men det flyter på bra, vi har bra styrfart.

Ett tips som Esbjörn Grandalen vill dela med sig av är att det aldrig kommer ett optimalt läge när det passar att införa kvalitetsledningssystem.

– Någon gång måste man sätta ner foten och säga att nu gör vi det här.

Text: Petra Lodén

Esbjörn Grandalen, Processledare i Västerviks kommun ger tips på hur ni börjar med ert kvalitetsarbete

Anders Björlin, Kommundirektör i Västerviks kommun berättar varför de bestämde sig för att införa ISO 9001 i hela kommunen.

Text: Petra Lodén